We zijn verheugd om een vacature aan te kondigen voor de functie van Executive Secretary bij het Hindu Forum of Belgium (HFB). Als integraal onderdeel van ons team zal de Executive Secretary een cruciale rol spelen bij het waarborgen van het soepele functioneren van onze organisatie.
Verantwoordelijkheden:
- Notulen maken tijdens vergaderingen van het Executive Board en Algemene Vergaderingen
- Uitnodigingen voor vergaderingen sturen naar EB- en GA-leden, plus opvolging
- Agenda voor vergaderingen naar EB- en GA-leden sturen
- Ontwikkelen en zorgen voor de Database van HFB
- Brieven schrijven
- Afspraken maken en de agenda van de Executive Director organiseren
- Website bijwerken met Webmaster Dario Knez
- HFB-kantoor georganiseerd en schoon houden
- Leren van Carine over wettelijke vereisten (Moniteur Belge, Rapporten aan de Tribunal de Commerce)
- Alle noodzakelijke facturen, brieven en tickets voor boekhouding en personeelsadministratie aan Carine (boekhouder) geven
- Officiële documenten in bestanden bewaren
- De Executive Director(s) ondersteunen bij het ontwikkelen van verschillende dossiers (Studieprogramma, Training voor spirituele adviseurs, enz.) en het organiseren van evenementen en andere initiatieven
- Betalingen en debetnota’s maken
- Training volgen voor “Marches Publiques”
- En andere verantwoordelijkheden met betrekking tot het runnen van het kantoor van HFB
Kwalificaties:
- Idealiter vloeiend in Frans, Nederlands en Engels
- Kan computers en basisprogramma’s zoals Excel en Word gebruiken
- Kan een database maken
- Is bereid administratieve, juridische en marche publique vereisten te leren
- Kan brieven schrijven in het Frans/Nederlands/Engels
- Kan afspraken en de agenda voor de Executive Director organiseren
Details:
Werk: 38 uur per week Salaris: Minimum wettelijk fulltime salaris Deadline voor sollicitaties: 22 februari Selectieproces: 23 februari – 28 februari Aankondiging van de succesvolle kandidaat: 29 februari Contractaanvang: 1 maart 2024
Om te solliciteren, stuur alstublieft uw CV en Motivatiebrief naar Martin Gurvich, Executive Director, via WhatsApp op 0498545838 of e-mail naar Martin.gurvich@gmail.com.
We kijken ernaar uit om een dynamisch individu welkom te heten in ons team en danken u voor uw interesse om lid te worden van het Hindu Forum of Belgium.
Met vriendelijke groeten,
Uw Hindu Forum België
